Come registrarsi come appaltatore pubblico

Per migliaia di piccole imprese, stipulare contratti per la vendita dei propri beni e servizi alle agenzie del governo federale apre le porte alla crescita, alle opportunità e, ovviamente, alla prosperità.

Ma prima di poter fare offerte e aggiudicarsi contratti governativi, tu o la tua azienda dovete essere registrati come appaltatori governativi. La registrazione come appaltatore governativo è un processo in quattro fasi.

1. Ottieni un numero DUNS

Dovrai prima ottenere un numero Dun & Bradstreet DUNS®, un numero di identificazione univoco a nove cifre per ciascuna sede fisica della tua attività. L’assegnazione del numero DUNS è gratuita per tutte le aziende che devono registrarsi presso il governo federale per contratti o sovvenzioni. Visita il servizio di richiesta DUNS per registrarti e saperne di più sul sistema DUNS.

2. Registra la tua azienda nel database SAM

La risorsa System Award Management (SAM) è il database dei fornitori di beni e servizi che fanno affari con il governo federale. A volte chiamata “autocertificazione”, la registrazione SAM è richiesta dalle Federal Acquisitions Regulations (FAR) per tutti i potenziali fornitori. La registrazione SAM deve essere completata prima che la tua azienda possa ottenere un contratto governativo, un contratto di base, un contratto di ordinazione di base o un contratto di acquisto globale. La registrazione SAM è gratuita e può essere eseguita completamente online.

Come parte del processo di registrazione SAM, sarai in grado di registrare le dimensioni e lo stato socio-economico della tua azienda, nonché tutte le clausole di sollecitazione e le certificazioni richieste da FAR. Tali certificazioni sono illustrate nella sezione Dichiarazioni e certificazioni dell’Offerente – Articoli commerciali del FAR.

La registrazione SAM funge anche da prezioso strumento di marketing per le imprese appaltatrici del governo. Le agenzie federali eseguono regolarmente ricerche nel database SAM per trovare potenziali fornitori in base a beni e servizi forniti, dimensioni, posizione, esperienza, proprietà e altro ancora. Inoltre, SAM informa le agenzie delle aziende certificate ai sensi dei programmi 8 (a) Development e HUBZone della SBA.

3. Trova il codice NAICS della tua azienda

Sebbene non sia assolutamente necessario, è probabile che dovrai trovare il tuo codice NAICS (North American Industry Classification System). I codici NAICS classificano le aziende in base al loro settore economico, industria e ubicazione. A seconda dei prodotti e dei servizi offerti, molte aziende possono adattarsi a più codici di settore NAICS. Quando registri la tua attività nel database SAM, assicurati di elencare tutti i codici NAICS applicabili.

4. Ottenere valutazioni delle prestazioni passate

Se vuoi entrare nei lucrosi contratti GSA (General Services Administration) – e dovresti farlo – devi ottenere un rapporto di valutazione delle prestazioni passate da Open Ratings, Inc. Open Ratings conduce una verifica indipendente delle referenze dei clienti e calcola una valutazione sulla base di un’analisi statistica di vari dati sulle prestazioni e risposte ai sondaggi. Sebbene alcune sollecitazioni di GSA per le offerte contengano il modulo per richiedere una valutazione delle prestazioni passate di Open Ratings, i fornitori possono inviare una richiesta online direttamente a Open Ratings, Inc.

Elementi necessari per la registrazione

Ecco alcune delle cose di cui avrai bisogno per registrare la tua attività.

  • I tuoi codici NAICS
  • Il tuo DUNS – Numero del sistema di numerazione universale dei dati
  • Il tuo numero di identificazione fiscale federale (TIN o EIN)
  • I codici SIC (Standard Industrial Classification)
  • I tuoi codici di servizio del prodotto (facoltativi ma utili)
  • I tuoi codici di classificazione delle forniture federali (facoltativi ma utili)

Ovviamente, tutti questi codici e certificazioni hanno lo scopo di rendere più facile per gli agenti di acquisto e appaltatori del governo federale trovare la tua attività e abbinarla alle loro esigenze specifiche. 

Regole contrattuali del governo degli Stati Uniti da conoscere

Una volta registrato come appaltatore governativo, ti verrà richiesto di rispettare diverse leggi, norme, regolamenti e procedure quando fai affari con il governo. Di gran lunga le due più importanti di queste leggi sono i summenzionati Federal Acquisition Regulations (FAR) e il Federal Acquisition Streamlining Act (FASA) del 1994. Tuttavia, ci sono molte altre leggi e regolamenti che riguardano gli appalti pubblici.

Procedure contrattuali governative in breve

Ogni agenzia del governo federale conduce affari con il pubblico attraverso tre agenti autorizzati specifici, chiamati agenti contrattuali. Questi ufficiali sono:

  • Il Procurement Contracting Officer (PCO) —assegna i contratti e si occupa della risoluzione dei contratti nel caso in cui l’appaltatore non rispetti i termini del contratto.
  • Il funzionario amministrativo contrattuale (ACO) —amministra il contratto.
  • Il Termination Contracting Officer (TCO): si occupa della risoluzione del contratto quando il governo decide di risolvere il contratto per i propri motivi.

A seconda della situazione, la stessa persona può essere il PCO, l’ACO e il TCO.

In quanto entità sovrana (l’unico potere di governo), il governo federale conserva i diritti che le attività commerciali non hanno. Forse ancora più importante, il governo ha il diritto di modificare unilateralmente i termini del contratto, a condizione che le modifiche rientrino nei parametri generali del contratto.